Categorieën
Blog

De mogelijkheden van Bas

In de eerste blog van deze serie heb je kunnen lezen over de behoeften van Bas. Bas heeft meer inzichten nodig, maar heeft nu al te weinig tijd om rapportages te maken. Daarnaast krijgt hij daar geen energie van en kan hij zich niet focussen op de aansturing van zijn operatie. Dat terwijl dit nu precies hetgeen is waar hij voor in dienst gekomen is, én waar hij wél energie van krijgt. Wat zijn de mogelijkheden van Bas om wel weer tijd te krijgen voor andere werkzaamheden?

Het is twee weken geleden dat Bas terug kwam van vakantie. Inmiddels heeft hij veel na gedacht over hoe hij meer inzicht kan krijgen, met als doel de marges op projecten te vergroten zonder dat het hem veel tijd kost. Hoe meer hij nadenkt, hoe meer ideeën hij er bij krijgt. Het ene idee is beter dan het andere, maar altijd beter dan geen enkel idee.

Zo denkt Bas onder andere over het idee om het samenstellen van de rapportages te delegeren. In de basis een goed idee denkt Bas, maar aan wie ga ik dat delegeren? Ik ben operationeel directeur en direct onder mij vallen de projectleiders. Die hebben het al zo druk om alles in goede banen te leiden, dat gaat niet werken. Aan de financiële administratie dan? Die hebben tenslotte toegang tot alle benodigde informatie. Best een goed idee. Alleen loopt Bas de kans dat hier weer extra werkdruk ontstaat, met als mogelijk gevolg dat de rapportages niet op tijd geleverd worden, óf dat de inhoud niet correct is. Daarnaast maakt Bas nu altijd zelf de rapportages op het moment dat hij ze nodig heeft, bijvoorbeeld vlak voor een managementoverleg of een overleg met de projectleiders. Redelijk ad-hoc dus. Als hij het rapporteren delegeert, dan moeten deze medewerkers wel ruim op tijd weten wanneer hij het nodig heeft. Weg ad-hoc rapporteren.

Een ander idee van Bas is om iemand aan te nemen die onder andere de rapportages gaat verzorgen. Die persoon zou dan onderdeel worden van het finance-team. Maar, zo’n iemand kost wel weer geld en rapportages maken is nu ook weer geen fulltime job. Dan moet Bas de functie nog inkleden met andere werkzaamheden die in lijn liggen met de competenties van mogelijke kandidaten voor de job. Dat type werkzaamheden zijn er nu eenmaal niet of worden al opgevuld door andere medewerkers.

Nog een mogelijkheid is het om zelf aan de slag te gaan met het automatiseren van de rapportages. Super idee denkt Bas, want dan ben ik nooit meer zoveel tijd kwijt als nu. Alleen, ik kom nu al amper toe aan het samenstellen van de huidige rapportages, laat staan dat ik tijd heb om mij te verdiepen in het automatiseren van de rapportages. Als Bas dat zelf wil gaan doen, dan moet hij dat in zijn vakanties doen. Dat is het enige moment dat hij er tijd voor heeft. Probleem: Flinke ruzie thuis.

Bas denkt ook nog aan de mogelijkheid om iemand tijdelijk in te huren om de rapportages te automatiseren. Dat betekent voor nu een investering, waar hij later veel gemak van heeft. Eens kijken of zulke mensen bestaan. Na enige tijd zoeken komt hij op de website van Orange Insights. Zo eens even bellen om te kijken wat zij voor mij kunnen doen denkt Bas. En zo gebeurt het, hij belt en plant een vrijblijvende afspraak in om verder in te zoomen op de mogelijkheden van Bas.

Herken jij nu ook de situaties en mogelijkheden die Bas heeft? Wij helpen je graag op weg! Nee, je zit echt nergens aan vast, gewoon een kop koffie en een goed gesprek over hoe wij jouw organisatie kunnen helpen naar het volgende succes!

Volgende blog: De behoefte van Bas vertaalt naar een functioneel ontwerp