Categorieën
Blog

Herkent u de vooroordelen over BI?

Wij zijn allemaal mensen. En waar zijn mensen goed in? Vooroordelen maken. Deze vooroordelen maken wij vaak aan de hand van wat wij zien, wat wij horen of gehoord hebben of wat onze ervaring ons leert. Zo denken wij vaak prima een inschatting te kunnen maken van het karakter van mensen op basis van uiterlijke kenmerken. En hoe vaak is dat niet onterecht?

Ook op het gebied van BI bestaan er veel vooroordelen, even los van de inhoud en opmaak van dashboards. Veel mensen vinden het iets té ‘fancy’ klinken. ‘Heb je het al gehoord, wij gaan aan de slag met Business Intelligence’. ‘Oh, sterkte!’. Dat zou zomaar (gechargeerd) een reactie kunnen zijn als deze term valt. Vaak hebben mensen een beeld bij BI, zonder precies te weten wat het inhoudt en hoe het toegepast kan worden binnen de organisatie. Herkent u de volgende?

Zo, da’s duur

BI klinkt misschien wat aan de dure kant. Vaak wordt het ook zwaarder aangedragen dan dat het daadwerkelijk is. Misschien krijgt u wel het idee dat de hele organisatie omgekeerd moet worden om BI toe te kunnen passen. En voor u het weet is de bodem van de geldpot in zicht. Dit is echter een verkeerde opvatting. Natuurlijk, je kunt BI zo groot maken als je zelf wilt. Je kunt tot in het oneindige dashboards en analyses maken, totdat je zelf niet meer weet welke inzichten je nu precies hebt. Dat is wat ons betreft niet de insteek. Zeker niet wanneer u als organisatie een beperkte omvang heeft. Juist ook in dat type organisaties is BI goed toe te passen. Onze tip: Begin klein. Kijk waar BI echte voordelen biedt, en begin op het punt waar de meeste winst te behalen is. Zo kunt u van BI een gefaseerd iets maken, waardoor het voor u beheersbaar is en blijft.

BI? Laat maar, ik heb niks met IT

Veel mensen denken dat BI een IT-ding is. Oké, laten we eerlijk zijn. De techniek er achter zeker, maar dat is niet waar het om draait bij BI. Business Intelligence is bedoelt om u de inzichten te geven die u nodig heeft om de business draaiende te houden en te verbeteren. Dat heeft niets met IT te maken. Juist het Business aspect van BI speelt een cruciale rol in de effectiviteit van de tool. Zo moet er beslist worden wat er belangrijk is om inzichtelijk te hebben. Deze KPI’s, dat is puur Business, geen IT.

BI is alleen voor directie en management

Een veel voorkomend vooroordeel is dat BI-dashboards alleen voor het management nuttig zijn. Vaak gaat het namelijk over het analyseren van gegevens, terwijl medewerkers in de operatie genoeg hebben aan het werk wat op dit moment op hun bord ligt. Het mooie van een BI tool is echter dat dit in iedere laag van de organisatie toe te passen is. Op managementniveau is het meestal wel duidelijk. Daar kan het bijvoorbeeld gaan om:

  • Inzicht in de omzet / marge
  • Forecast cashflow
  • Bezettingsgraad medewerkers
  • Ontwikkelingen omloopsnelheid voorraad

Maar als we op het gebied van de operatie gaan kijken zijn er zeker ook mogelijkheden tot het gebruik van BI-dashboards. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Debiteuren dashboard t.b.v. de debiteurenadministratie waarin duidelijk wordt welke klanten er vandaag gebeld moeten worden met betrekking tot de openstaande posten.
  • Een klanten dashboard t.b.v. vertegenwoordigers, waarin direct alle gegevens van de klant duidelijk zijn, zoals bijvoorbeeld de verkoop aan die klant, openstaande offertes, openstaande orders enzovoorts.
  • Een planbord, zodat iedereen in 1 overzicht inzichtelijk heeft wie wanneer beschikbaar is.
  • Een dashboard met openstaande actiepunten. Bijvoorbeeld meldingen of issues voor medewerkers van de klantenservice of support. Met een dergelijk dashboard heeft de operatie zicht op de doorlooptijd van deze meldingen. Als deze naar beneden kan, dan levert u dat tevreden klanten op. En wanneer meldingen onder een SLA vallen, dan bent u beter in staat uw afspraken na te komen.

Een BI-tool? Zonde van alle tijd die in mijn huidige rapportages zit

Wanneer u aan de slag gaat met een BI-tool betekent dat niet dat de tijd die in de huidige rapportages zit weggegooide tijd is. Dit is om meerdere redenen een onjuiste veronderstelling.

  1. De opbouw van de huidige rapportages kan prima gebruikt worden voor de ontwikkeling van dashboards in bijvoorbeeld Power BI. De query’s die u al gemaakt heeft geven inzicht om de benodigde query’s in de BI-tool te maken. Dit versnelt de ontwikkeling.
  2. Niet alle rapportages zijn (gelijk) overbodig. Het is goed om na te gaan welke rapportages u in bijvoorbeeld Power BI wilt gaan ontwikkelen, en welke u binnen Excel of het ERP systeem wilt houden. Excel is overigens ook een BI-tool. Power BI kent voordelen ten opzichte van Excel, en andersom. Heeft u cruciale rapportages, maar ondervindt u grote performance problemen binnen Excel, dan is het zeker het overwegen waard om ze over te zetten. Ook wanneer rapportages veelvuldig gebruikt worden heeft Power BI een streepje voor, aangezien het delen en de beveiliging veel beter is binnen Power BI. Heeft u rapportages die u slechts incidenteel opstelt, dan kan dat prima in Excel blijven.

Tot slot

Er zijn vast nog meer vooroordelen die kunnen leven op het gebied van BI. Wanneer wij alles zouden behandelen binnen deze blog, dan bent u voorlopig nog niet klaar met lezen. De meest belangrijke hebben wij wel behandeld. Nu kan het natuurlijk zo zijn dat wij uw voordoordeel niet behandeld hebben. Wij denken daarom graag met u mee, zeker wanneer u twijfelt over de toegevoegde waarde van BI. Mocht u vrijblijvend willen sparren over uw vooroordelen? Dan kunt u altijd contact met ons opnemen.