Categorieën
Klantverhalen

Koffiemax

Koffiemax richt zich op het leveren van koffie en aanvullende producten voor de zakelijke markt. Koffiemax onderscheidt zich met kwaliteitsproducten en een unieke service waarbij de machines bij elke levering schoongemaakt worden. Het bedrijf is de afgelopen jaren flink gegroeid en bestaat inmiddels uit 50 medewerkers.

“BI helpt ons om het onderbuikgevoel te bevestigen of te ontkrachten. Cijfers spreken en worden gevisualiseerd, het is in één oogopslag duidelijk hoe je er als bedrijf voor staat op verschillende gebieden.”

Eén van deze medewerkers is Ramon Klaus. Hij heeft verschillende functies binnen Koffiemax doorlopen en zijn huidige rol kan het beste worden omschreven als ‘allround’. “Doordat ik bekend ben met bijna alle afdelingen heb ik een brede kennis opgebouwd. Momenteel ben ik betrokken bij wat IT projecten, waar onder Business Intelligence. De kennis die ik heb van het bedrijf is daarbij heel waardevol”.

Door de groei van het bedrijf is actueel inzicht in de cijfers van levensbelang. “Het is voor ons erg belangrijk om te zien waar we staan. De ontwikkelingen gaan zo snel en dan wil je ook snel kunnen bijsturen. Van oorsprong wordt er veel vanuit onderbuikgevoel gewerkt, maar er is steeds meer behoefte aan feitelijke onderbouwing. We doen het goed naar ons gevoel, maar is dat ook echt zo? Business Intelligence helpt ons om het onderbuikgevoel te bevestigen of te ontkrachten.

Koffiemax staat bekend om het leveren van kwaliteit en service. Daarbij is het belangrijk dat je als bedrijf weet wat er speelt bij je klant en waar ze behoefte aan hebben. Ook daarin speelt BI een belangrijke rol. “We willen de foutmarge tot een minimum beperken. We gebruiken bijvoorbeeld een BI dashboard als praatplaat voor de binnendienst. Zij kunnen nu veel gerichter vragen stellen. Als uit het dashboard blijkt dat er veel minder melk wordt besteld dan normaal, dan stellen zij de vraag hoe dat komt. Als blijkt dat de melk bijvoorbeeld als minder lekker wordt ervaren, dan kunnen we daar op inspelen”

Koffiemax is met Orange Insights in aanraking gekomen via Consolit (ook onderdeel van de CBS groep). “Ik was met de consultant van Consolit in gesprek over aanvullende wensen op onze rapportage. Het idee was dat hij dit zou gaan uitwerken in een odbc (Excel) rapportage. Als alternatief gaf hij aan dat Business Intelligence een optie zou kunnen zijn en dat het nieuwe zusterbedrijf Orange Insights daar een rol in kon spelen. De consultant stelde voor om onze wensen in zowel Excel als Power BI uit te werken zodat we zelf konden kiezen. Toen we het resultaat van de BI rapportage zagen was de keuze snel gemaakt. Het visuele van BI spreekt me erg aan. Cijfers gaan veel meer spreken, het is in één oogopslag duidelijk hoe je er als bedrijf voor staat. Het is ook makkelijker om inzichten met elkaar te delen.”

Ramon heeft overigens zelf ook de nodige kennis van Power BI opgebouwd. “Ik ben zelf trainingen gaan volgen omdat ik het belangrijk vind om het systeem zelf te kunnen beheren en niet afhankelijk te zijn van een consultant. Richard, de consultant van Orange Insights, heeft een mooie basis neergezet die ik kan onderhouden en aanpassen.”

Overigens geeft Ramon aan dat er ook een gevaar schuilt in het enthousiasme over BI: “Je bent snel geneigd om voor alles een dashboard te willen, maar het gaat erom dat je die info op het scherm krijgt waar je ook echt iets mee gaat doen.” Dat wil echter niet zeggen dat er geen wensen overblijven voor de toekomst. “Een liquiditeitsprognose zou een mooie toevoeging zijn. Maar daar moeten we nog even goed over nadenken, dat kan best complex worden.’